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無紙化辦公會議系統智能顯示方案

無紙化會議系統是使用現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術,通過文件的電子交換實現會議的無紙化。其特征是:文件傳輸網絡化,文件顯示電子化,文件編輯智能化,文件輸入輸出可控化。無紙化會議系統的一個基本特征是:會議室設有公共視頻顯示的大屏幕和每個席位單獨控制和使用的席位顯示器,選擇席位顯示或稱異步顯示時,由與會者自行操作該無紙化會議終端,同時無紙化會議終端如同一臺獨立使用的標準計算機,每個參會者可以自主地在顯示公共信號的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。

無紙化會議系統的應用解決了傳統會議中存在的各類問題:會議過程資料傳送復雜,會議文檔打印耗時、浪費,設備繁多操作復雜,功能單一,會議效率低下,保密性不強等問題,通過在會議室部署無紙化會議系統,可實現會議前、中、后的一體功能管控與應用,把大量會議文檔電子化,把大量會議應用功能界面化,使復雜的會議過程變得非常輕松、高效,同時具有保密性高,功能豐富、操作便捷、節能環保等特點,廣泛應用于:各類企事業單位會議室、評審室等會議室。

 無紙化辦公會議系統智能顯示方案

全新概念的會議系統

維康國際無紙化會議系統全部采用具有自主知識產權的會議管理平臺,可提供豐富的會議功能,協助會議使用方對整個會議流程進行高效便捷的控制,對會前準備,會中管理以及會后歸檔操作提供多種服務功能,保證會議正常、有序、安全地進行?芍С趾灥、多媒體播放、投票表決、呼叫服務、辦公文稿閱讀等多種常見的會議功能,又集成有手寫批注、同步文稿演示等高級會議功能,充分滿足參會者的各項需求。在整個會議過程中,無紙化會議系統可以為參會人員提供絕佳的數字化辦公體驗,所有的操作均通過一臺終端完成,簡化了紙質文件的使用,極大推進無紙化會議辦公水平的發展與進步。

一、  會前準備

1.1、一鍵升降

系統支持會場所有會議終端、麥克一鍵開關機、一鍵升降功能,方便快捷。


1.2、多會議預設,一鍵啟動

一個會議室要開多場會議,有不同的參會人員,包括會議文件,作為會務管理人員,可以提前預置這個會議室所有的會議議題、參會名單、會議資料,在多場次會議間可以一鍵啟動,快速切換。

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1.3、模擬排位

根據會議安排設置參會人員座位,以電子圖片的格式顯示出實際會場模擬圖,可隨時增加、刪除參會人員信息、對調參會人員位置,瞬間完成。


1.4、銘牌顯示

電子桌牌顯示系統根據會議議程、議題設置銘牌背景色、單位信息、LOGO、字體大小、字體顏色、字體類型等。


1.5、參會人員權限

根據參會人員在本次會議議題下所代表的職能工作,安排不同權限

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1.6、文件發布及權限

從傳統的打印文件轉變成電子顯示,文件由服務器自動下發到設備終端,支持視頻、圖片、Word、PDF等文件類型,支持文件分發權限設定。對于各項議題文件實行嚴格的權限管理,與會人員如果不涉及某個議題文件,在會議終端自動屏蔽該議題文件在其終端上顯示。


1.7、投票預設

投票系統可隨時設置、增添投票內容及投票方式,投票系統還設置了記名、不記名等投票模式,一看即懂、一鍵確認,服務器實時顯示投票結果到大屏幕。


1.8、會議信息,一鍵發布

不同的會議議題,將會在大屏幕上顯示不同的內容,方便參會者了解會議現場

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二、會中管理

2.1、簽到系統

會議終端可以觸控簽到,由后臺統一開始與結束,所有與會者同時進入簽到畫面,簽到結果實時顯示到大屏幕。

2.2、手寫批注、多人共享

傳統的會議少不了紙和筆,而信息化時代的會議技術突破是最大化還原參會人員手寫會議體驗,讓每位與會者像在紙質文件上批注、修改一樣的手寫體驗。

行業獨創快捷模式,在任何狀態下一鍵啟動,隨時手寫批注。白板共享多人手寫、演示,可協同操作,同時輸出至大屏幕上同步觀看。

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2.3、呼叫服務

全面的會議服務功能可實現預設及自定義多種呼叫內容,一鍵完成,快速方便。具備茶、水、紙筆、話筒、服務人員等呼叫功能。

2.4、私信討論

支持一對一、一對多模式會議終端短信發送方式,會議交流更便捷,支持對會議控制人員短信互發,提醒會議管理人員,讓會議變得輕松可控。

2.5、多屏交互

在會議過程中,參會者的會議文件可同屏顯示、自由切換,讓與會者更輕松地進入會議狀態,讓會議信息真正實現互聯互通。 

2.6、集中控制

管理員通過服務器控制整個會議進程,進行會議中信號的交互,管理員可通過強制模式或或互動模式來控制各終端接收信號的方式,實現以下模式下的信號切換:

  計算機信號到各終端                   ②遠程視頻信號到各終端    

  任何終端畫面到其他會議終端           ④任何終端到大屏幕

2.7、投票顯示

支持投票功能在大屏幕上實時顯示,當后臺發起表決后,表決結果實時投影到大屏幕,顯示當前投票情況,包括:贊成多少票,反對多少票,棄權多少票,未投多少票,所有數據根據投票結果實時更新顯示。

三、會后歸檔

3.1、文件備份

保存會議資料,批注文件,參會人員等會議歷史文件。

3.2、資料保密

會議結束后刪除資料文件,防止泄密。

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